信院字〔2019〕69号
各单位：
《信阳师范学院外事接待管理办法（试行）》已经学校研究同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
2019年4月25日
信阳师范学院外事接待管理办法（试行）
第一条 为进一步规范学校外事接待，加强外事接待经费管理，强化预算监督,根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》（中发〔2013〕13号）、《中央和国家机关外事接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）、《河南省省直机关外宾接待经费管理办法》（豫财行〔2014〕81号）等有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称外事接待分为外事公务接待和外事业务接待。外事公务接待是指因国（境）外团体或个人（以下简称“外宾”）来校进行校际交流、参观、考察、调研、洽谈合作等一般性公务访问安排的外事接待；外事业务接待是指因国（境）外专家学者来校开展短期教学或学术工作、出席国际会议等安排的外事接待。
第三条 本办法适用于学校各部门、院所（以下统称各单位）的国（境）外来宾的公务接待和业务接待。
第四条 学校外事接待应服务教学科研需要,坚持友好对等、务实节俭原则，加强计划管理，减少临时性、无实质性内容的接待。
第五条 学校各单位邀请外宾来访应有明确任务，制定详细的接待计划，提前一个月向国际交流合作处提交《信阳师范学院外事接待报备表》（见附件）。接待国（境）外现职正、副省部级及以上官员或卸任的前政要、未建交国家人员、敏感地区相关人员来访，需提前两个月向国际交流合作处提交《信阳师范学院外事接待报备表》，经学校同意后，报河南省人民政府外事侨务办公室审批后安排接待。
第六条 各单位如需发送来豫签证邀请函，需向国际交流合作处备案，报上级主管部门审核。未经备案审核，不得对外发出来豫签证邀请函或做出承诺。邀请函签发流程按照《信阳师范学院外国人来豫签证邀请函管理办法（试行）》（信院字〔2019〕68号）执行。
第七条 邀请国内外媒体参与外事接待活动需提前向学校党委宣传部报备。
第八条 各类会见、仪式等接待活动一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。有下列来访人员或活动，应提前向党委办公室或者校长办公室提出申请，经同意后可邀请学校领导出席会见：
（一）外国政府和国际组织重要官员；
（二）国（境）外大学校级领导；
（三）国际知名专家学者；
（四）曾向我校提供重要捐赠的人员和单位代表；
（五）国际知名研究机构和大公司高层管理人员及高级研究人员；
（六）其他对我校有特殊贡献的人员；
（七）校际合作签字仪式；
（八）在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动；
（九）重要捐赠仪式。
第九条 接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，接待单位必须准备好所需证书及相关协议文本，并按规定提前报相关部门审核。
第十条 无互惠对等原则及外事交流协议的公务接待，招待天数不得超过5天（含抵、离境当天），超出部分产生的费用一律由外宾自理。外事业务接待天数按教学科研等任务的具体需求执行。
第十一条 外事接待经费开支范围包括住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠送礼品等。
（一）住宿费按以下办法执行：
外宾住宿应当注重安全舒适、不追求奢华，副部长级及以上人员可安排套间，校级及以下人员安排单间或标准间。
（二）日常伙食费按以下办法执行：
1.外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食标准选择菜品，提倡自助餐等形式。
2.日常伙食费标准（含酒水、饮料）：正、副部长级及外国大学正校级人员每人每天不超过500元，其他人员每人每天不超过300元。
（三）宴请费按以下办法执行：
宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈、浪费。
1.外宾宴请费标准（含酒水、饮料）：正、副部长级人员出面举办的宴请每人每次不超过400元，校级及以下人员出面举办的宴会，每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次不超过150元、100元、60元。
2.外宾来校访问期间，原则上宴请不超过2次（含学校组织的赴外地访问期间安排的宴请）。
3.中方陪同人员数量应当根据实际工作需要确定，从严控制。外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
（四）交通费按以下办法执行：
1.外事公务接待原则上不负担外宾国际旅费。外事业务接待需报销国际旅费的，原则上只提供飞机经济舱。
2.外宾用车按照对等原则，根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排商务车、中巴士或大巴士。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。
3.一般外宾来访学校可安排机场接送及市内交通。接待外宾优先使用学校相关部门提供的车辆，必要时也可与资质合格、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同，租用外部车辆。
4.陪同外宾至外地访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费、公杂费等开支标准执行学校有关差旅规定，并由接待单位承担。
（五）赠送礼品按以下办法执行：
1.对外赠礼应当节约从简，不求奢华。实物礼品应当尽量选择具有地方或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品。
2.原则上由接待单位赠礼1次，其它单位不得重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。
3.赠礼标准：对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为正、副部长级别的，每人次礼品不得超过400元；校级人员每人次礼品不得超过200元；其他人员视情况赠送小纪念品。
（六）外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，均由外宾自理。
（七）外事接待不得组织与来访任务无关的参观游览等，不得组织到经营性娱乐场所活动，不得安排专场文艺演出。
第十二条 学校加强外事接待经费预算管理，不得超预算或无预算安排外事接待活动。各单位接待经费应事先纳入年度预算，并根据“谁邀请，谁承担”的原则实行分类管理。
（一）校级层面的外事接待经费预算纳入学校年度预算统一安排，并归口校长办公室统一使用与管理。
（二）各二级单位的接待经费预算，纳入各接待单位的教学、科研、学科建设、国际化建设等经费预算中，由各单位自行统筹
安排。
外事接待费用的报销支付应严格按照学校财务报销制度和公务卡结算管理的有关制度执行。
第十三条 外事接待中应注意保密，严格遵守有关保密规定，不得泄密。接待单位负责人应当熟悉相关保密规定，明确保密内容，并事先对我方参加接待人员进行安全教育提示。提供给外宾的介绍材料必须事先审核，严格把关。
第十四条 学校有关职能部门要加强对外事接待管理和经费使用情况的监督检查。
在我校举办国际会议的外事接待费用管理按照国家和学校的有关规定执行。
纳入外国专家专项的业务接待，按国家外国专家局有关文件规定执行。
违反本规定的，按照《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关规定责令整改并追究有关人员责任。
第十五条 本办法自印发之日起施行,由财务处、国际交流合作处负责解释。
